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  會議策劃
會議預算
 

  合理的會務費用核算,有助于會務工作的開展,這也是會務舉辦單位予以詳細考慮的首要,這可能決定到會議的大小,會議場所的選址,會議召開方式,會議參與人數,與會方人員居住行的條件等等,所以在會議舉辦前,應該做好詳細的核算計劃,不光為節省開支,同時更能促使會議舉辦成功。
  張家界ZJJCYTS會議網(張家界青年旅行社有限公司)有多年的會議接待經驗,操作模式成熟,我們建議應該考了到以下費用,并且需要在我方的配合下完成。

  一、交通費用:
  (1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通。
  (2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
  (3).歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

  二、會議室/廳費用:   
  (1)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通?上驅I的會議服務公司咨詢,以便獲得最適宜的性價比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。 張家界ZJJCYTS會議網  
  (2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通?上驅I的會議服務公司咨詢,以便獲得最適宜的性價比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。  張家界ZJJCYTS會議網 
  (3)、會場布置費用——如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業的會議服務商協商。 張家界ZJJCYTS會議網  
  (4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等;谶@些支持均為臨時性質,如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務協議。 二、住宿費用 住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言,住宿費可能是主要的開支之一。找我們這樣專業的國際旅行社通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。張家界ZJJCYTS會議網

  三、餐飲費用(會議的餐飲費用取決于會議議程需要及會議目的)  
  (1)、早餐早餐:早餐通常是自助餐,當然也可以采取圍桌式就餐,費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)   
  (2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數預算——自助餐形式,按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數量的服務費用。   
  (3)、酒水及服務費:通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。   
  (4)、會場茶歇:此項費用基本上是按人數預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。   
  (5)、聯誼酒會/舞會:事實上,聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持,其預算可能需要比較長的時間確認. 四、預算細節:
  
  四、視聽設備:除非在室外進行,否則視聽設備的費用通?梢院雎。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:   
  (1)、設備本身的租賃費用,通常按天計算   
  (2)、設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理   
  (3)、音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理。

  五、會議資料:信封、信紙、宣傳品、會議通知、報名表、節目手冊、名牌、與會證書、感謝狀、與會者名冊等。張家界ZJJCYTS會議網

  六、演員及節目:通?梢赃x定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

  七、其他雜費:雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、重要人物安保、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通?梢栽跁⻊召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
 
     
免費熱線:
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  會議接待流程
張家界乃世界著名旅游勝地,旅游團隊較多,酒店客房有限,為確保會議客房,必須提前15天預訂。
 
預訂會議用房時,需支付一定的預定金,與會代表接站方式需提前通知,確保接站用車流暢。
 
會議如需安排大型民俗風情歌舞表演需提前預約,包含節目定制、安排等事項;會議代表紀念品等定制方案及數量。
 
會議完畢后考察張家界景區,由于人員較多,需按組分派車輛;確定每小組負責人。
 
會議旅游考察途中,由于隊伍龐大,游覽時間有差異,每組負責人需配合導游人員的合理安排。
 
  整體會務服務
1、會議整體策劃、設計。
2、全程會議操作、跟蹤。
3、會后總結、會后整體安排。
 如何預訂
網上如何預定我們的產品?
能代訂返程火車票嗎?
可以提供免費接站服務嗎?
 簽署旅游合同
發票如何開?
可以選用刷卡支付方式嗎?
支付定金有何好處?
 旅游常見問題
航班或火車晚上抵達怎么辦?
張家界景區內有住宿地點嗎?
旅途中如有生病該怎么辦?
 付款和發票
關于旅游保險問題專業解答!
團費中已經包含有保險嗎?
旅游不簽訂合同可以嗎?

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